Usein kysyt kysymykset Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta
Saamme asiakkailtamme paljon kysymyksiä liittyen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja palveluntarjoajia koskeviin velvoitteisiin siihen liittyen. Olemme koonneet tähän vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin sen pohjalta mitä asiasta tiedetään nyt.
Teemme tiiviisti yhteistyötä Kelan ja THL:n kanssa asian suhteen ja tulemme etenemään heidän kanssaan synkronoidusti. Tiedotamme lisää asian edetessä.
1. Mikä on sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto?
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto kuuluu potilastiedon arkiston ja sähköisen reseptin ohella Kanta-palveluihin. Se on valtakunnallinen palvelu ja tietoturvallinen säilytyspaikka, jonne sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan tallentamaan. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta sosiaalihuollon ammattilaiset saavat ajan tasalla olevat tiedot, joita tarvitaan asiakkaan asioiden hoitamiseen. Arkistoon tallennetut tiedot tulevat näkyville myös asiakkaalle itselleen Omakantaan.
Huomion arvoista on, että sosiaalihuollossa syntynyt potilastieto ei kuulu tähän arkistoon, eikä potilastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin ei ole tällä hetkellä mahdollista. Vireillä on kuitenkin Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintasäädösten kokonaisuudistus, johon liittyen sosiaali- ja terveysministeriö pyytää tällä hetkellä lausuntoja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä koskevasta lakiluonnoksesta. Kyseiseen lakiluonnokseen on kirjattu ehdotus siitä, että jatkossa myös sosiaalihuollon potilastiedot arkistoitaisiin potilasrekisteriin.
Lue sosiaali- ja terveysministeriön tiedote aiheesta täältä.
2. Miten uusi 1.11.2021 voimaan tullut asiakastietolaki velvoittaa minua sosiaalihuollon palvelunantajana/palvelun järjestäjänä?
Uusi asiakastietolaki velvoittaa kaikki julkiset sosiaalihuollon palvelunantajat liittymään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirtymäajan puitteissa. Myös yksityisten sosiaalihuollon palvelunjärjestäjien on liityttävä Kantaan, jos käytössä on asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä.
Sinua velvoittava siirtymäaikataulu on tämän hetken tiedon mukaan seuraava:
- Julkisen sosiaalihuollon palvelunantajien ja julkisen sosiaalihuollon lukuun toimivien yksityisten palvelunantajien on liityttävä viimeistään 1.9.2024.
- Yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajan on liityttävä viimeistään 1.1.2026
(Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 2021. https://www.kanta.fi/ammattilaiset/asiakastietolain-siirtymaajat-ja-vaiheistus)
Arkistoon liittymisaikataulun lisäksi Kela on määritellyt toimialoittain aikataulut, joiden puitteissa pitää asiakirjoja alkaa arkistoon viimeistään tallentamaan. Näet aikataulut toimialoittain täältä.
3. Miten Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyvät lakimuutokset vaikuttavat arkeeni palveluntuottajana/palvelunjärjestäjänä juuri nyt?
Sinua velvoittavan siirtymäaikataulun puitteissa asia ei juuri tällä hetkellä vaadi kiireellisiä toimenpiteitä. Suosittelemme kuitenkin seuraamaan tilanteen kehittymistä ja aloittamaan valmistautumisen arkistoon liittymistä varten hyvissä ajoin, muun muassa suunnittelemalla aikataulua ja projektiin vaadittavia henkilöstöresursseja. Tietoja ja ohjeistusta löytyy kattavasti mm. näiden linkkien takaa:
- Kanta-palveluiden käsikirja sosiaalihuollon toimijoille
- Miten yksityisenä palveluntuottajana liityn Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi?
- Käyttöönottojen ohjaustunnit ja koulutustallenteet
4. Kilpailutuksen vaatimuksena esitetään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistopalvelujen käyttämistä. Miten voin pärjätä kilpailutuksessa, jos minulla ei tätä palveluntuottajana vielä ole käytössä?
Kilpailutuksissa on tosiaan alkanut esiintyä vaatimusta arkistopalveluiden käyttämisestä yksityisille palveluntarjoajille. Kuitenkaan kilpailuttavilla palvelunjärjestäjillä, eli kunnilla ja hyvinvointialueilla ei vielä tällä hetkellä ole valmiuksia toimia arkiston rekisterinpitäjinä. Tilanne elää koko ajan, joten suosittelemme ottamaan suoraan yhteyttä kilpailuttavaan tahoon näissä tilanteissa ajantasaisen tiedon saamiseksi.
5. Miten Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto liittyy DomaCareen ja miten se vaikuttaa DomaCaren käyttöön?
DomaCarella tuotetaan arkistoon tallennettavaa tietoa. Kun DomaCare ja tiedot vastaanottava taho ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sertifioituja, DomaCareen syötetyt sosiaalihuollon asiakastiedot voidaan siirtää rajapinnan kautta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon SOSMETA-rakenteisena (JSON) tai PDF-näyttömuodossa (esimerkiksi liitetiedostot, henkilötietolomakkeet jne.).
6. Milloin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valmis käytettäväksi DomaCaressa?
DomaCaren kehitystyö on aloitettu ja ensimmäiset testisanomat on lähetetty sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viime vuonna. Jatkamme kehittämistä ja seuraamme tilannetta aktiivisesti. Järjestelmätoimittajana sitoudumme siihen, että asiakkaamme pystyvät liittymään arkistoon ja ottamaan sen käyttöön lain vaatiman aikataulun puitteissa.
Valmistumisaikataulu tulee määrittymään projektin edetessä, kun hyvinvointialueiden valmius toimia rekisterinpitäjinä toteutuu ja Kelan järjestelmätoimittajille järjestämä yhteistestaus etenee. Aikatauluun vaikuttaa vielä monia avoimia kysymyksiä, joiden tarkentumista odotamme.