Usein kysyt kysymykset Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta
Saamme asiakkailtamme paljon kysymyksiä liittyen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja palveluntarjoajia koskeviin velvoitteisiin siihen liittyen. Olemme koonneet tähän vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin sen pohjalta mitä asiasta tiedetään nyt (päivitetty 6.10.2023).
Teemme tiiviisti yhteistyötä Kelan ja THL:n kanssa asian suhteen ja tulemme etenemään heidän kanssaan synkronoidusti. Tiedotamme lisää asian edetessä.
1. Mikä on sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto?
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto kuuluu potilastiedon arkiston ja sähköisen reseptin ohella Kanta-palveluihin. Se on valtakunnallinen palvelu ja tietoturvallinen säilytyspaikka, jonne sosiaalipalveluissa syntyvät sähköiset sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan tallentamaan. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta sosiaalihuollon ammattilaiset saavat ajan tasalla olevat tiedot, joita tarvitaan asiakkaan asioiden hoitamiseen. Arkistoon tallennetut tiedot tulevat näkyville myös asiakkaalle itselleen Omakantaan.
Huomion arvoista on, että sosiaalihuollossa syntynyt potilastieto ei kuulu tähän arkistoon, eikä potilastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin ei ole tällä hetkellä mahdollista. Vireillä on kuitenkin Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintasäädösten kokonaisuudistus, johon liittyen sosiaali- ja terveysministeriö pyytää tällä hetkellä lausuntoja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä koskevasta lakiluonnoksesta. Kyseiseen lakiluonnokseen on kirjattu ehdotus siitä, että jatkossa myös sosiaalihuollon potilastiedot arkistoitaisiin potilasrekisteriin.
Lue sosiaali- ja terveysministeriön tiedote aiheesta täältä.
2. Miten uusi 1.11.2021 voimaan tullut asiakastietolaki velvoittaa minua sosiaalihuollon palvelunantajana/palvelun järjestäjänä?
Uusi asiakastietolaki velvoittaa kaikki julkiset sosiaalihuollon palvelunantajat liittymään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirtymäajan puitteissa. Myös yksityisten sosiaalihuollon palvelunjärjestäjien on liityttävä Kantaan, jos käytössä on asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä.
Sinua velvoittava siirtymäaikataulu on tämän hetken tiedon mukaan seuraava:
- Julkisen sosiaalihuollon palvelunantajien ja julkisen sosiaalihuollon lukuun toimivien yksityisten palvelunantajien on liityttävä viimeistään 1.9.2024.
- Yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajan on liityttävä viimeistään 1.1.2026
(Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 2021. https://www.kanta.fi/ammattilaiset/asiakastietolain-siirtymaajat-ja-vaiheistus)
Arkistoon liittymisaikataulun lisäksi Kela on määritellyt toimialoittain aikataulut, joiden puitteissa pitää asiakirjoja alkaa arkistoon viimeistään tallentamaan. Näet aikataulut toimialoittain täältä.
3. Miten Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyvät lakimuutokset vaikuttavat arkeeni palveluntuottajana/palvelunjärjestäjänä juuri nyt?
Sinua velvoittavan siirtymäaikataulun puitteissa asia ei juuri tällä hetkellä vaadi kiireellisiä toimenpiteitä. Suosittelemme kuitenkin seuraamaan tilanteen kehittymistä ja aloittamaan valmistautumisen arkistoon liittymistä varten hyvissä ajoin, muun muassa suunnittelemalla aikataulua ja projektiin vaadittavia henkilöstöresursseja. Tietoja ja ohjeistusta löytyy kattavasti mm. näiden linkkien takaa:
- Kanta-palveluiden käsikirja sosiaalihuollon toimijoille
- Miten yksityisenä palveluntuottajana liityn Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi?
- Käyttöönottojen ohjaustunnit ja koulutustallenteet
4. Kilpailutuksen vaatimuksena esitetään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistopalvelujen käyttämistä. Miten voin pärjätä kilpailutuksessa, jos minulla ei tätä palveluntuottajana vielä ole käytössä?
Kilpailutuksissa on tosiaan alkanut esiintyä vaatimusta arkistopalveluiden käyttämisestä yksityisille palveluntarjoajille. Kuitenkaan kilpailuttavilla palvelunjärjestäjillä, eli kunnilla ja hyvinvointialueilla ei vielä tällä hetkellä ole valmiuksia toimia arkiston rekisterinpitäjinä. Tilanne elää koko ajan, joten suosittelemme ottamaan suoraan yhteyttä kilpailuttavaan tahoon näissä tilanteissa ajantasaisen tiedon saamiseksi.
5. Miten Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto liittyy DomaCareen ja miten se vaikuttaa DomaCaren käyttöön?
DomaCarella tuotetaan arkistoon tallennettavaa tietoa. Kun DomaCare ja tiedot vastaanottava taho ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sertifioituja, DomaCareen syötetyt sosiaalihuollon asiakastiedot voidaan siirtää rajapinnan kautta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon SOSMETA-rakenteisena (JSON) tai PDF-näyttömuodossa (esimerkiksi liitetiedostot, henkilötietolomakkeet jne.).
6. Milloin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valmis käytettäväksi DomaCaressa?
DomaCaren kehitystyö on vaiheessa, jossa esitestit tehtiin heinäkuussa 2023 ja tämän jälkeen työ jatkuu kohti lopullisia testauksia. Järjestelmätoimittajana sitoudumme siihen, että asiakkaamme pystyvät liittymään arkistoon ja ottamaan sen käyttöön lain vaatiman aikataulun puitteissa.
Terveydenhuollon Kanta liittymä rakennetaan Atostekin eRa-rajapinnan kautta. Aikataulu tämän rajapinnan avaamiseen on vielä auki. Jos teillä on välitön tarve kirjauksien siirtoon terveydenhuollon Kantaan, suosittelemme ottamaan tähän tarpeeseen Atostekin eRan toistaiseksi.
Valmistumisaikataulu tulee määrittymään projektin edetessä, kun hyvinvointialueiden valmius toimia rekisterinpitäjinä toteutuu ja Kelan järjestelmätoimittajille järjestämä yhteistestaus etenee. Aikatauluun vaikuttaa vielä monia avoimia kysymyksiä, joiden tarkentumista odotamme.
7. Miten ja kenen kanssa kanta sopimus tehdään?
Yksityiset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajat liittyvät suoraliittymismallilla. Liittymismalleista lisää -> https://www.kanta.fi/ammattilaiset/liittymismallit
8. Korttien tilaaminen
Varmennekorteista ohjeistaa DVV ja korttien tilauksien toimipaikat löytyvät heidän nettisivuiltaan -> https://dvv.fi/varmenteet-sosiaali-ja-terveydenhuollolle
9. Ketkä tarvitsevat varmennekortin?
Kaikki, joiden nimissä tietoa arkistoidaan. Lähtökohtainen vaatimus on, että kaikilla ammattihenkilöillä tai asiakastietoja kirjaavilla henkilöillä on kortti.
10. Milloin Domacareen pitää kirjautua käyttäen varmennekorttia?
Jos haetaan muilla järjestelmillä arkistoituja tietoja sosiaaliarkistosta.
Jos lähetetään sosmeta-asiakirjoja dokumentit -näkymässä.
11. Arkistoidaanko tietoa, mikäli käyttäjä ei ole kirjautunut varmennekortilla?
- Domacareen tulee ominaisuuksia, jotka lähettävät tietoa sosiaaliarkistoon taustalla. Ensimmäinen tällainen ominaisuus on päivittäiskirjaus.
- Tällaiset ominaisuudet tuottavat arkistoon asiakaskertomusmerkintöjä tai asiakasasiakirjoja, vaikka niitä käyttäisi ilman varmennekorttia tai mobiililla.
12. Symboliraporttien arkistoituminen Kantaan
Raportteja, jotka sisältävät terveystietoa, ei voida arkistoida sosiaaliarkistoon. Käyttäjän tulee päättää, sisältääkö raportti terveystietoa vai asiakastietoa. Tämä valita määrittää symbolit, jotka ovat käytettävissä raporttia kirjoitettaessa. Muuten kirjaaminen toimii kuten aiemminkin, ja tarvittavat sosmetarakenteet / terveystietojen arkiston otsikot luodaan taustalla käytettyjen symbolien perusteella.
Raportit -näkymästä pääsee katsomaan raporttien perusteella Kantaan arkistoituja asiakirjoja.
13. Miten paljon kantaa varten pitää työntekijöitä kouluttaa ja mitä koulutetaan? Kuka kouluttaa?
Kanta palvelun koulutukset ->https://www.kanta.fi/ammattilaiset/tapahtumat-ja-koulutukset/-/kayttoonottojen-ohjaustunnit-yksityiselle-sosiaalihuollolle
14. Täytyykö kaikilla olla DC2?
Kaikki asiakkaat siirtyvät vuoden 2024 aikana käyttämään DC2:sta. DC1:llä ei tule olemaan rajapintoja Kanta arkistoihin.
15. Täytyykö yrityksessä olla arkistonhoitaja?
Organisaatiossa täytyy olla nimettynä arkistonhoitaja, lisätietoa aiheesta löytyy täältä -> https://www.kanta.fi/ammattilaiset/arkistonhoitajan-kayttoliittyma
16. Miten terveystiedot erotetaan muusta tekstistä, miten rajanveto tehdään?
Lähtökohtaisesti sosiaalipalvelujen antamisen yhteydessä laaditaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Ne ovat kokonaan sosiaalihuollon asiakastietoja, vaikka niissä käsitellään tarvittavassa laajuudessa myös terveyttä koskevia tietoja. Kun palveluja annetaan yhdessä esim. kotihoidossa, laaditaan sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon asiakirjoja.
Symboliraportteja kirjatessa Domacare valitsee käytetyn asiakirjarakenteen kirjauksessa käytettyjen symbolien perusteella.
17. Mitä tapahtuu nykyisille lomakkeille, kun sosiaaliarkistoon siirrytään?
Jos lomakkeelle on vastaava sosmeta-asiakirja, tulisi siirtyä käyttämään sitä.
Nykyisiä lomakkeita on kuitenkin mahdollista arkistoida pdf-muodossa.